A Prefeitura de Balneário Camboriú homologou nesta segunda-feira (14) a licitação para contratar uma empresa especializada na elaboração, implantação e acompanhamento da Política de Gestão Documental do município.
A contratação foi motivada, entre outros fatores, pela sobrecarga dos espaços destinados ao armazenamento de documentos nas secretarias e órgãos municipais. O Arquivo Intermediário, que recebe parte dessa documentação, também atingiu sua capacidade máxima.
A empresa Ikhon Conhecimentos e Tecnologia LTDA, vencedora do Pregão Eletrônico nº 004/2026, foi contratada pelo valor de R$ 97 mil.
Segundo a diretora-presidente da Fundação Cultural, Karoen Mello, a implantação de uma gestão profissional dos documentos era uma necessidade identificada pelo município há mais de uma década. A falta de capacitação específica dos servidores para lidar com os arquivos também é apontada como um dos desafios existentes.
Organização de arquivos físicos e digitais
O trabalho será desenvolvido em conjunto com a Fundação Cultural, por meio do Arquivo Histórico, e terá início com um diagnóstico dos arquivos físicos e digitais existentes nos órgãos municipais.
A partir desse levantamento, serão elaborados instrumentos para organizar o ciclo de vida dos documentos, entre eles o Código de Classificação de Documentos, a Tabela de Temporalidade de Documentos e o Manual de Gestão Documental.
Também estão previstos manuais operacionais, modelos padronizados e treinamento para os servidores.
A política abrangerá 26 órgãos públicos municipais, sendo 18 da administração direta e oito da administração indireta. O trabalho contemplará arquivos correntes, intermediários e digitais.
Na prática, a organização deverá estabelecer critérios para definir como cada documento será classificado, por quanto tempo deverá ser mantido e qual será sua destinação final.
A medida busca facilitar a localização de informações, reduzir o volume de documentos acumulados e liberar espaço físico nas repartições públicas.
Projeto será executado em quatro etapas
A implantação terá prazo total de 300 dias, divididos em quatro fases.
A primeira etapa, com duração prevista de 60 dias, será dedicada ao diagnóstico e levantamento da massa documental. Na segunda, também serão produzidos o relatório técnico e o plano de ação, além da classificação das séries documentais.
A terceira etapa terá foco na implementação das políticas de gestão e na homologação dos instrumentos arquivísticos. Por fim, a quarta fase será destinada à entrega dos manuais e à realização dos treinamentos.
Servidores terão capacitação
A formação das equipes municipais também integra o contrato. O programa será dividido em três fases.
A primeira será um workshop presencial destinado à sensibilização de gestores e servidores efetivos de todas as secretarias. As etapas seguintes terão capacitações específicas para servidores efetivos de cada secretaria e para integrantes da Comissão Permanente de Avaliação Documental.
Regras seguem legislação arquivística
A execução do serviço deverá seguir as orientações do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e do Arquivo Nacional.
A contratação também considera a Lei Federal nº 8.159/1991, que estabelece a gestão documental como dever do Poder Público, além da Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527/2011).
Também fazem parte das referências o Decreto Federal nº 10.278/2020, que estabelece requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, e o Decreto Municipal nº 9.689/2019, que instituiu o programa BC Sem Papel.
