A Prefeitura de Balneário Camboriú está informatizando e tornando digitais diversos processos com o objetivo de agilizar o atendimento ao cidadão. Os novos sistemas, em fase de desenvolvimento, teste e implantação, respondem a duas demandas antigas da sociedade: celeridade e eficiência.
Boa parte do que existe na prefeitura atualmente, tanto em rotinas quanto em tecnologias, está há anos sem atualização. Por conta desse atraso e com uma demanda de trabalho progressivamente maior, trazida pelo crescimento da cidade, os processos têm levado cada vez mais tempo para tramitar e encerrar, exigindo ações do poder executivo.
“Queremos celeridade no serviço público, com desburocratização de processos e resposta rápida à comunidade. Com o crescimento exponencial de Balneário Camboriú, desde o início do nosso governo estamos modernizando diversos procedimentos, atuando nas reestruturações, modificando o interno e também o relacionamento entre o cidadão e a prefeitura, garantindo mais rapidez e transparência e menos burocracia”, disse a prefeita Juliana Pavan.
Os processos de informatização são coordenados pela Divisão de Tecnologia da Informação, da Secretaria de Governo, Inovação e Orçamento, junto às respectivas secretarias. De acordo com o diretor Murilo Sodré, os serviços vão desde a revisão dos principais fluxos internos até a busca e o desenvolvimento de novas ferramentas digitais.
“Nosso principal objetivo é simplificar. Queremos reduzir o tempo de resposta do poder público e, sempre que possível, minimizar a necessidade de atendimento presencial, otimizando os recursos disponíveis e melhorando a experiência do cidadão”, enfatizou Murilo.
O que vai mudar este ano?
Imposto sobre Transmissão de Bens Imóveis (ITBI)
A Secretaria da Fazenda possui hoje quase mil processos de ITBI em andamento, e cada requisição leva cerca de 15 dias para ser concluída – desde a abertura do protocolo pelo 1Doc até o lançamento da guia.
No intuito de amenizar o problema, a pasta iniciou um mutirão desde o início do ano – e que se estende até hoje – para colocar os processos em dia, não apenas de lançamentos de ITBI, mas também para outros documentos fiscais.
De acordo com o diretor do Departamento de Fiscalização Fazendária, Cláudio Kraus, o motivo dessa demora com o ITBI é que o cadastro da prefeitura ainda lida muito com papel para conferência, checagem e cruzamento de dados. “O setor de cadastro imobiliário ainda precisa de muito tempo para realizar este trabalho, quase todo manual. E após a checagem do cadastro, os processos passam, um por um, à auditoria para a conferência dos valores de transação informados. Somente após essas fases é que o setor de ITBI pode lançar a guia”, esclareceu.
Para corrigir essa defasagem tecnológica, está em implantação um novo sistema que deve agilizar a avaliação e a emissão de guias de ITBI a partir de julho. A nova padronização permitirá que os lançamentos sejam feitos, em média, de dois a três dias úteis após a abertura do processo virtual, sem necessidade de vir à Prefeitura. Haverá, neste caso, um cruzamento on-line de dados entre prefeitura, registro de imóveis e tabelionato.
Taxa de Licença e Funcionamento (TLL)
Em janeiro deste ano, aproximadamente 2,5 mil processos de TLL estavam represados. Inicialmente, foi mantido o fluxo interno implantado pela gestão anterior, visando garantir a continuidade da produção com o corpo efetivo de servidores. No entanto, esse fluxo mostrou-se ineficiente e acabou contribuindo para o acúmulo de processos. Foram concluídos apenas 170 em janeiro, justamente um dos meses com maior volume de demanda.
De acordo com o diretor-geral, Gilson Bordin, a partir dessa constatação iniciou-se um trabalho de mapeamento e compreensão de todo o processo, resultando em uma reestruturação nos fluxos internos. “Desde então, houve um avanço significativo: em fevereiro foram concluídos outros 312 processos e em março mais 537. O problema é que esse avanço, feito às custas de trabalho extraordinário dos servidores, ainda é insuficiente, dado o aumento da demanda” explicou.
Assim, paralelamente, foi contratado e está em implantação o sistema REGIN 2.0, que estará em funcionamento a partir de agosto. Também segundo Gilson Bordin, essa ferramenta vai possibilitar que cerca de 80% das TLLs sejam emitidas em questão de minutos, promovendo mais agilidade e eficiência, cumprindo o compromisso da secretaria em automatizar ao máximo os processos.
Arquivos e acúmulo de papel
As secretarias de Compras e Fazenda já iniciaram a remoção dos arquivos em papel que estavam empilhados nas salas de atendimento ao público. Foi contratada a empresa Acervo, de Florianópolis, para fazer a gestão desses documentos, fora do paço municipal, de modo que não causem transtorno aos servidores e à população atendida.
De acordo com a analista administrativo Edinaura Perin, responsável pelo Arquivo da Fazenda, essa realocação é positiva por vários fatores. “O primeiro é a otimização do espaço público, pois o espaço das salas da prefeitura precisa estar livre de embaraço para o melhor trabalho dos servidores. O segundo é que muitos papéis já estão com cheiro de mofo, e isso também prejudica quem trabalha e quem é atendido. O terceiro é que esses arquivos agora estão sob os cuidados de uma empresa especializada, em salas apropriadas, com a devida climatização para uma melhor conservação. O quarto ponto é que esses documentos ainda serão digitalizados no futuro, para que sejam acessados com mais rapidez pelos requerentes, cumprindo com o objetivo da administração de melhorar constantemente o atendimento e o serviço prestados”, enfatizou.
Assinatura digital
Além de atuar na remoção dos arquivos acumulados, o objetivo é também garantir a diminuição de novos documentos físicos, impactando em melhor uso do espaço e economia de gastos com papel. Para isso, a Secretaria da Fazenda planeja a implantação do processo de assinatura digital para os serviços oferecidos no paço municipal.
Além das assinaturas gov.br e outras certificadas, como a CertiSign, já aceitas e reconhecidas em muitos documentos on-line, o contribuinte vai poder também assinar no local, no momento do atendimento, em um sistema de caneta virtual com prancheta eletrônica, evitando assim a geração de mais papéis.
O diretor de Dívida Ativa, Cléo Marino Alves Junior, ressalta que o contribuinte ainda vai poder ter os documentos impressos, se desejar, mas o novo padrão será o virtual. “Aquele contribuinte que ainda quiser uma cópia física de qualquer documento por segurança, vai recebê-la em mãos, sem problema, mas a nossa já será virtual e não haverá mais papel sendo acumulado em estantes e prateleiras da prefeitura, melhorando o trabalho dos servidores e o atendimento dos contribuintes, diminuindo os custos para a administração e, obviamente, colaborando com o meio ambiente”, explicou.
